Обзор проектных документов при внедрении корпоративных информационных систем

Аннотация: рассматриваются базовые этапы внедрения корпоративных информационных систем. Кроме того выполняется обзор проектных документов каждого из этапов, а также демонстрируется зависимость данных заданной фазы на документы последующих этапов.
Скачать: PDF.
Ключевые слова: документы ERP систем, документирование внедрения корпоративных информационных систем, документирование информационных систем, документы в информационной системе, проектная документация ERP систем, рабочая документация ИС, техническая документация КИС, нормативные документы информационной системы, нормативные документы по проектированию информационных систем, документы внедрения ПО, документы внедрения информационных систем, этапы и документы внедрения программного продукта, опытная эксплуатация информационных систем, ГОСТ Р 54869-2011, ANSI PMBoK.

Определенно, самая удручающая из возможных ситуаций – это неопределенность. Незнание того, что же будет дальше по волнующему вас вопросу, сказывается крайне негативно. Процесс внедрения корпоративной информационной системы (далее - КИС) не исключение. Допустим, вы только что присоединились к проектной команде, не обладая ни опытом работы, ни теоретическими знаниями. Выполняя конкретно поставленные задачи, мы напоминаем «слепых котят», ожидающих завтрашних острых ощущений. Другой не менее показательный пример, консультант в течение нескольких лет решает строго ограниченный круг задач, не желая понять, для каких вышестоящих процессов они релевантны. В подобных случаях не стоит удивляться, когда задание вдруг оказывается должно быть выполнено «вчера». Для исключения вышеописанного необходимо четко представлять последовательность этапов имплементации КИС и документов, подготавливаемых на каждом из этапов.

Цель и задачи

Цель данной работы заключается в рассмотрении базовых этапов внедрения корпоративных информационных систем для обеспечения более качественного процесса имплементации. Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

  • обзор литературы, посвященной внедрению КИС;
  • рассмотрение базовых этапов имплементации КИС;
  • анализ проектных документов и их зависимостей от этапов. 

1. Обзор подходов внедрения корпоративных информационных систем

Корпоративная информационная система представляется совокупностью информационных систем (далее - ИС), определяющих заданную предметную область. Существует несколько подходов внедрения ИС, применимых так же для имплементации КИС (рис.1). Начнем обзор с подхода, декларированного государством. Речь идет об отраслевых стандартах, в частности, ГОСТ Р 54869-2011 [1], а так же международном стандарте ISO 21500 [2]. Документы содержат описание этапов управления проектами от процесса инициализации до завершения вне зависимости от вида реализуемой системы. Поэтому возможно использование указанных стандартов для реализации технических, информационных и корпоративных систем. Свод профессиональных знаний по управлению проектами, представленный ANSI PMI PMBoK [3], регламентирует процессы планирования, исполнения, проверки и воздействия от этапа инициирования до завершения проекта. Аналогично ГОСТ Р 54869-2011 и ISO 21500 допускается его применение для управления внедрением различных видов систем.

Рис. 1. Основные подходы внедрения КИС

Методологии Accelerated SAP (далее - ASAP) [4], Accenture Delivery Methods (далее - ADM) [5], а также Microsoft Dynamics Sure Step (далее - MDSS) [6] используются компаниями SAP, Accenture и Microsoft соответственно при внедрении пакетированных КИС решений. Подходы ориентированы исключительно на реализацию проектов имплементации КИС. В рассмотренных выше подходах используется преимущественно каскадная схема внедрения КИС [7]. Данная схема характеризуется строгой временной зависимостью выполнения этапов проекта. Работы на заданном этапе могут выполняться только в том случае, если реализованы все активности предыдущей фазы проекта. Наименование этапов разнится от подхода к подходу, однако, содержание работ неизменно. Поэтому вполне реально сформировать единый перечень как операций, так и подготавливаемых документов. Подытожим результат анализа подходов внедрения КИС списком типовых этапов реализации проекта (рис.2).

Рис. 2. Типовые этапы реализации проекта внедрения КИС 

2. Проектные документы типовых этапов реализации проекта

В предыдущем разделе были выделены типовые этапы реализации проектов по внедрению КИС, включающие

  • подготовку проекта;
  • проектирование;
  • реализацию;
  • подготовку к опытно-промышленной эксплуатации (далее - ОПЭ);
  • ОПЭ;
  • переход к продуктивной эксплуатации (далее - ПЭ)

и являющиеся общими для методологий ASAP, ADM, MDSS и стандартов [1-3]. Допускается отсутствие этапа ОПЭ, тогда 4-я и 5-я фазы проекта будут обеспечивать подготовку к ПЭ и ПЭ соответственно. Рассмотрим документы каждого из этапов подробнее (рис.3).

Рис. 3. Типовые этапы внедрения корпоративных информационных систем с указанием выходных документов 

2.1. Этап подготовки проекта

Начальным этапом проекта внедрения КИС является подготовка. В контексте данной фазы формулируются цели и задачи, а также готовятся шаблоны документов и укрупненный план график проекта. Основным документом этапа служит устав, определяющий цели проекта, а также содержащий функциональный, организационный, технический и методологический объемы проекта. Кроме того документ описывает участников проекта и задает порядок согласования проектной документации. Подготавливается концепция обучения проектной группы, включающая предлагаемый подход к обучению команды внедрения КИС заказчика. Шаблоны документов, используемые для подготовки документации на последующих этапах проекта, формируются здесь же. Содержащийся в уставе объем проекта необходим для определения сроков выполнения проекта. Последние отражаются в укрупненном плане графике, который позже уточняется для каждой фазы. Таким образом, устав является главенствующим документом этапа подготовки.

2.2. Этап проектирования 

Завершив подготовку проекта, переходим к этапу проектирования системы. Качество, взаимосвязь и детализация проектируемых решений являются определяющим фактором успеха внедрения КИС. Допущенные на этапе проектирования ошибки устранить достаточно трудоемко. Начало этапа проектирования сопровождается подготовкой обучающих материалов и плана проведения обучения команды заказчика. Сформированная ранее концепция обучения проектной группы содержит лишь поверхностное содержание указанных документов. Далее проектная команда заказчика совместно со специалистами подрядчика участвует в обследовании бизнес-процессов клиента. Результатом анализа процессов являются функционально-технические требования, предъявляемые к проектируемой системе.

Требования заказчика сопоставляются со стандартным решением КИС (Fit-анализ) для выявления функционального дефицита (GAP-анализ). Функциональный дефицит требует доработки системы, для чего готовятся спецификации на разработку, содержащие постановку задачи и предлагаемый вектор решения. Разрабатывается концепция ролей и полномочий, определяющая перечень ролей пользователей и правила их создания и присвоения сотрудникам. Стандартный функционал КИС, спецификации на разработку и концепция ролей и полномочий необходимы для формирования проектных решений. Проектные решения содержат бизнес-процессы заказчика в моделях «как есть» и «как будет» [8-9] с указанием доработок системы и ролей пользователей.

Проектные решения создаются на основе данных Fit/GAP-анализа функционально-технических требований клиента. Проектный опыт показывает, решения чаще всего формируются для каждого бизнес-процесса заказчика. Кроме того, отдельно выделяются решения по ведению основных данных, организационной структуре и миграции. Вопрос миграции исторических данных системы рассматривается отдельно в соответствующей концепции. Концепция включает описание подхода миграции данных, используемые механизмы миграции согласно проектным решениям и предполагаемый план миграции. Концепции обучения конечных пользователей и перехода к использованию системы тоже создаются на данном этапе. Концепция обучения пользователей определяет порядок и плановые сроки проведения тренингов, необходимые обучающие материалы, а также перечень выполняемых упражнений.

В концепции перехода к использованию системы описывается порядок применения нового КИС решения и работы предыдущей системы, задается перечень шагов для обеспечения пользователям возможности работы с новым решением, и определяется набор операций, выполняемых вручную техническими специалистами в КИС. Все создаваемые документы данного этапа взаимосвязаны. Проектные решения можно отнести к наиболее значимым документам, так как они являются основой для реализации системы, обучения пользователей, миграции данных и перехода к применению предлагаемого КИС решения.

2.3. Этап реализации

Реализация системы ведется согласно подготовленным на этапе проектирования документам. Ошибки проектирования неминуемо приводят к неправильной настройке и доработке системы, именно по этой причине фаза проектирования имеет столь существенное значение. Следуя проектным решениям, спецификациям на разработку и концепции ролей и полномочий ведется реализация системы, готовятся описания выполненных настроек, технической реализации спецификаций и настройки ролей и полномочий соответственно. Не вошедшие в описание выполненных настроек операции требуют ручного ввода специалистами КИС. Поэтому описание подобных операций ведется в инструкции по переходу к использованию системы, ссылка на которую содержится в соответствующей концепции.

Согласно концепции миграции данных были подготовлены проектные решения, реализованные в КИС на данном этапе. Здесь же готовятся инструкции, включающие описание процедур загрузки и контроля данных, а также примеры шаблонов загрузки. Настроенная и доработанная система используется для проведения внутреннего тестирования. Тестирование ведется специалистами КИС на основе сценариев функционального тестирования. Сценарии содержат упражнения, отражающие бизнес-процессы проектных решений. Цель функционального тестирования заключается в проверке корректности работы отдельных программ. Интеграционное тестирование в отличие от функционального позволяет рассмотреть правильность взаимодействия программ, вовлеченных в единый бизнес-процесс.

К интеграционному тестированию привлекаются как специалисты КИС, так и ключевые пользователи клиента. Ошибки функционального и интеграционного тестирования фиксируются в журнале регистрации проблем для последующего их устранения. Количество ошибок в журнале проблем свидетельствует о глубине понимания бизнес-требований клиента. Если журнал содержит слишком большое число критических замечаний, высока вероятность приостановки проекта (так как замечания должны быть устранены до этапа ОПЭ).

2.4. Этап подготовки к опытно-промышленной эксплуатации

Реализация системы выполнена, и журнал проблем содержит незначительное число замечаний. Начинается подготовка к ОПЭ. Первоочередной задачей данного этапа является обучение конечных пользователей. Готовятся инструкции конечных пользователей (в разрезе бизнес-процессов или операций). Далее на их основе формируются сценарии обучения пользователей, включаемые в окончательный план обучения. Предполагаемый план обучения был создан ранее в контексте концепции обучения. Обучение пользователей проводится в условиях близких к реальным. Поэтому необходимо подготовить список участников и присвоить им реальные роли для выполнения тестовых упражнений. Тренинги являются своего рода тестированием системы, тем самым обновляется журнал проблем.

Далее анализируются полученные в ходе обучения замечания. Продолжение проекта возможно, если журнал проблем содержит замечания, не тормозящие проведение ОПЭ. В этом случае готовится список пользователей участвующих в ОПЭ, присваиваются необходимые роли. Формируется план перехода к использованию системы в режиме ОПЭ, включающий перечень необходимый шагов для обеспечения работы КИС и сроки их выполнения. Конкретные шаги плана содержат ссылки на операции из инструкции по переходу к использованию системы. План миграции данных аналогичен плану перехода к использованию системы, однако, содержит ссылки на инструкцию по миграции. Клиент обеспечивает заполнение и проверку данных в шаблонах загрузки. Этап подготовки завершается заведением пользователей в системе проведения ОПЭ, а также миграцией основных и переменных данных.

2.5. Этап опытно-промышленной эксплуатации

Опытно-промышленная эксплуатация позволяет проверить работоспособность системы при выполнении реальных бизнес-операций с использованием исторических данных из предыдущей системы. Загрузка переменных данных на этапе подготовки к ОПЭ ограничивается одним периодом. Поэтому первое, что пользователи выполняют в системе, – проверка корректности загрузки остатков. Далее сотрудниками осуществляется ввод движений материалов и операций по счетам на основе первичных документов заданного периода. Замечания пользователей при работе с системой заносятся в журнал проблем. Этап ОПЭ завершается закрытием периода в модулях логистики, бухгалтерского учета и контроллинга. 

2.6. Этап перехода к продуктивной эксплуатации 

Успешное завершение этапа ОПЭ позволяет говорить о переходе к ПЭ. Основное условие перехода – отсутствие замечаний в журнале проблем и обновление всей проектной документации по результатам исправления замечаний. Аналогично этапу подготовки к ОПЭ готовятся списки пользователей системы, планы перехода к ПЭ и миграции данных. Заполняются шаблоны загрузок данных. Создав пользователей в КИС, выполнив все операции из плана перехода и миграцию данных, начинается работа в режиме ПЭ. Начиная с этого момента, возникающие замечания и проблемы разрешаются силами группы поддержки клиента. На этапах же реализации, подготовки к ОПЭ и ОПЭ ошибки системы регистрировались в журнале проблем и исправлялись специалистами подрядчика.

3. Зависимость подготавливаемых документов от этапов проекта 

Проектные документы утверждаются клиентом на этапе проектирования. В дальнейшем на фазах реализации, подготовки к ОПЭ и ОПЭ в журнале проблем отражаются замечания клиента к реализованному прототипу системы. Исправление замечаний журнала проблем состоит в обновлении и повторном согласовании документов, а также донастройки и демонстрации системы заказчику. Приведенный ниже рисунок показывает поток документов для процессов проектирования, обучения, перехода к использованию системы и миграции данных (рис.4). Допустим, по результатам тренинга было выявлено, что один из сценариев обучения противоречит требованиям. Каковы последствия?

Рис. 4. Последовательность подготовки проектных документов при проектировании системы, обучении пользователей, переходе к использованию системы и миграции данных 

Во-первых, изменению подлежат практически все документы, начиная с проектных решений и заканчивая сценариями обучения конечных пользователей. Во-вторых, необходимо скорректировать как документы по переходу к использованию КИС, так и миграции данных. Наконец, в-третьих, заново выполнить обучение конечных пользователей. Столь существенные трудозатраты возникают вследствие того, что с одной стороны процессы проектирования, обучения, перехода к использованию системы и миграции жестко взаимосвязаны, с другой – чем позже сформулированы замечания, тем сложнее и дороже их устранить. Именно поэтому качество проектных решений определяет успешность внедрения КИС.

Результаты и выводы

Рассмотрение методологий внедрения КИС, выявление типовых этапов имплементации систем, а также обзор проектной документации и зависимости документов от фаз проекта составляют основные результаты работы. Анализ методологий внедрения ИС позволил выделить фазы подготовки проекта, проектирования, реализации, подготовки к ОПЭ, ОПЭ и переход к ПЭ, являющиеся типовыми независимо от выбранного стандарта [1-3] или методологии [4-6] управления проектом. Описание проектной документации выполнено для каждого типового этапа имплементации КИС и наглядно представлено в виде каскадной схемы (рис.3). Дано краткое описание документов и порядок их подготовки. Основной акцент сделан на назначение документов, а не их содержание.

Показана зависимость документов от фаз проекта. Проиллюстрировано, незначительное изменение одного документа требует актуализации документов, используемых для подготовки исходного (рис.4). Это в значительной степени увеличивает трудоемкость работ. Детальное описание типовых работ на каждой фазе проекта, проведение анализа проектной документации и выявление основных требований к содержанию документов аналогично [10] определяют перспективное направление дальнейших исследований.

 Литература

  1. ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. – М.: Стандартинформ, 2011. – 10 с.
  2. Zandhuis A., Stellingwerf R. ISO 21500. Guidance on Project Management. A pocket guide. – NL.: Van Haren Publishing, 2013. – 148 p.
  3. ANSI/PMI 99-001-2014. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). – Pennsylvan.: Project Management Institute, 2013 – 589 p.
  4. Brand H. SAP R/3 Implementation With ASAP: The Official SAP Guide. – NJ.: Sybex Inc, 1999. – 591 p.
  5. Kress R. Running IT Like a Business: A Step-By-Step Guide to Accenture's Internal IT. – Ely: IT Governance Publishing, 2012. – 140 p.
  6. Shankar C., Bellefroid V. Microsoft Dynamics Sure Step 2010. – Birmingham: Packt Publishing, 2011. – 360 p.
  7. Проектирование информационных систем: учебное пособие / Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009. – 508 с.
  8. Ковалев С., Ковалев В. Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура. – М.: БИТЕК, 2012. – 498 с.
  9. Степанов Д.Ю. Обзор логистических бизнес-процессов на примере закупочной деятельности предприятия // Логистика сегодня. – 2014. – т.65, №5. – c.208-228.
  10. Степанов Д.Ю. Формирование универсальных требований к пользовательским программам при подготовке спецификации на ABAP-разработку // Актуальные проблемы современной науки. – 2014. – т.78, №4. – c.258-268.

Выходные данные

Степанов Д.Ю. Обзор проектных документов при внедрении корпоративных информационных систем // Вопросы экономических наук. – 2014. – т.70, №6. – c.54-62. – URL: http://stepanovd.com/science/29-article-2014-1-docflows.